Flyplasstransport for grupper: slik bestiller dere buss til flyet
- Planlegging
- Gruppereise
Flytider, antall, bagasje og en kontaktperson i gruppen: slik bestiller dere buss til og fra flyplassen og regner ut når bussen skal hente.
Flyplasstransport for en gruppe bestiller dere med fire opplysninger: flynummer, antall reisende, mengden bagasje og en kontaktperson som reiser med gruppen. Med dem kan busselskapet legge hentingen etter flyet og ikke etter klokka, enten dere lander på Gardermoen eller på en regional flyplass. Bussen kjører med sjåfør direkte mellom flyplassen og hotellet, kontoret eller konferansestedet, uten bytter underveis.
Leid buss eller flybuss?
Leid buss passer når hele gruppen skal til samme adresse og bør komme fram samtidig. Med flybuss eller tog kjøper hver reisende sin egen billett, bytter kanskje i sentrum og finner selv fram den siste biten. Bussen dere leier, venter på gruppen og kjører rett til døra.
Forskjellen merkes med 40 kolleger og like mange kofferter. Ingen blir igjen ved bagasjebåndet uten å vite hvor de andre gikk, og den som har ansvaret, slipper å telle hoder på en perrong. Samme opplegg brukes fra kontoret til avgangshallen og mellom hotell, havn og jernbanestasjon, som busstransfer for grupper fra A til B.
Hvilken buss trenger gruppen?
Tell personer først, deretter kofferter. Prisestimatet hos Trip by Nobina regner med én buss med plass til opptil 50 passasjerer, og turbuss med sjåfør brukes til både små og store grupper. Trenger dere et bestemt antall seter, spør når dere ber om tilbud. Er dere få, har minibuss med sjåfør god plass til både passasjerer og bagasje.
Bagasjen avgjør om bussen har nok plass. 45 personer med hver sin innsjekkede koffert fyller en buss mer enn 45 personer på dagstur. Skriv i forespørselen hvor mange kofferter dere regner med, og om noen har med ski, sykkelkofferter eller instrumenter. Får ikke alt plass, kan vi ordne bagasjehenger eller ekstra bagasjebil, slik siden om flyplasstransport med buss for grupper beskriver.
Lander ledergruppen eller en foredragsholder med et annet fly, er en personbil ofte bedre enn å la hele bussen vente. Med eksklusiv transport for VIP og bedrifter kan sjåføren møte gjesten i ankomsthallen med navneskilt.
Når gruppen lander på flere fly
Velg mellom å la bussen vente og å kjøre to turer. Regelen: er ventetiden på det siste flyet kortere enn én tur fram og tilbake til målet, venter bussen. Er den lengre, kjører bussen de første med en gang og kommer tilbake, eller den minste gruppen får en minibuss med sjåfør.
Eksempel: 30 reisende lander 14.10 og 12 lander 16.40, to og en halv time senere. Rekker bussen å kjøre til hotellet og tilbake på den tiden, kjører de 30 først. Hvor lang tid turen tar, regner busselskapet ut når dere oppgir adressen.
Oppgi flynummeret for hvert fly gruppen er fordelt på, ikke bare for det første. Sjåføren følger flytrafikken fortløpende for å kunne håndtere forsinkelser, og da må vi vite hvilke fly det gjelder.
Blir dagen lang, for eksempel med sen landing og videre kjøring til fjellet, kan reglene for kjøre- og hviletid kreve to sjåfører. Det regner busselskapet inn når dere oppgir tidene.
Møtested og kontakt på flyplassen
Avtal møtestedet med busselskapet og send det til gruppen før avreise. På Oslo lufthavn har Avinor egen veiledning for charterbuss og turbuss om hvordan sjåføren leverer passasjerer ved avgang, bestiller et henteoppdrag og henter passasjerer ved ankomst. Den delen er sjåførens jobb. Deres jobb er å sørge for at alle vet hvor de skal gå når de har fått bagasjen, og et bilde eller en kartlenke i utsendelsen sparer tid i ankomsthallen.
Tjenestesiden lister opplysningene vi trenger fra reiselederen før ankomst, blant annet gruppenavnet til skiltet og en kontaktperson som reiser med gruppen. Den personen har telefonen på etter landing, vet hvor mange som skal med og sier fra når alle har fått bagasjen. Deler to på ansvaret, avtal hvem som snakker med sjåføren.
Tidsplan for henting til flyet
Regn baklengs fra oppmøtetiden flyselskapet har gitt dere. Avinor skriver at mange flyselskaper anbefaler å møte opp minst to timer før avreise, men det er flyselskapets tid som gjelder.
- Start med oppmøtetiden ved innsjekking.
- Trekk fra tid ved terminalen til å losse kofferter og samle gruppen, for eksempel 25 minutter for en full buss.
- Trekk fra kjøretiden, med ekstra tid for rushtrafikk og for hvert ekstra hentested.
- Trekk fra tid til å laste bagasjen der dere starter, for eksempel 15 minutter. Da har dere hentetiden.
Eksempel: flyet går 10.00, og flyselskapet vil ha gruppen ved innsjekking 08.00. Da skal bussen være ved terminalen senest 07.35, og hentetiden blir 07.20 minus kjøretiden. Har mange i gruppen tung bagasje, legg inn tid til kø: ifølge Avinor må bagasje over 20 kg og ryggsekker med løse remmer leveres ved en betjent skranke.
Bruker noen i gruppen rullestol, skriv det i forespørselen, så kan vi sette inn buss med rullestolheis eller spesialkjøretøy.
Sjekkliste før dere ber om tilbud
Det reiselederen skal gi oss før ankomst, står på tjenestesiden. For å legge en plan og gi pris trenger busselskapet i tillegg:
- dato og flytider, både ut og hjem
- antall reisende per fly, hvis gruppen ikke reiser samlet
- adresser for henting og levering, også ekstra hentesteder
- antall kofferter og stor bagasje
- oppmøtetiden flyselskapet har gitt for avreisen
- hvem som skal ha egen bil, for eksempel ledelsen eller en gjest
Har dere flytider, antall reisende og adresser klare, tar det noen minutter å be om tilbud på flyplasstransport for gruppen. Forespørselen er uforpliktende.