Företagsresa med buss: konferens, kickoff och personalfest
- Planering
- Gruppresa
Räkna baklänges från första passet, boka en buss per kontor och bestäm hemresan före offerten: så planerar ni bussen till konferens, kickoff och personalfest.
Planera konferensbussen baklänges från första passet: bestäm ankomsttid, räkna tillbaka till hämtningen och lägg in tid vid varje hämtplats. För en konferens med fast sluttid räcker en avgång åt varje håll. För kickoff och personalfest som slutar sent bestämmer ni antalet hemresor innan ni begär offert, eftersom två avgångar kan betyda två bussar.
Vilken buss behöver ni?
Från 20 personer behöver ni en turistbuss, som också har toalett och plats för bagage, och för grupper under 20 räcker en minibuss med chaufför. Är ni fler än 60, välj en dubbeldäckare eller flera bussar, och se alla busstyper med antal platser.
Kommer deltagarna från flera kontor, boka en buss per kontor i stället för en buss med många hämtplatser. Exempel: 30 personer i Stockholm och 25 i Uppsala ska till en konferens i Västerås. En buss som först hämtar i Uppsala och sedan i Stockholm gör en omväg och förlänger dagen för alla. Två bussar som åker raka vägen kommer fram samtidigt. Trip by Nobina har rikstäckande leveranskapacitet för företagsresor och konferenser i Sverige.
Tidsplan för konferensdagen
Räkna baklänges från första passet och ge varje hämtplats en egen tid. Exempel: 45 personer, två hämtplatser (kontoret och en central knutpunkt) och en konferensgård 90 minuter bort.
- 07.30 första hämtning vid kontoret.
- 07.50 andra hämtning vid knutpunkten.
- 09.20 framme. Räkna med 10 minuter för bagage innan första passet börjar 09.30.
- 17.00 avfärd efter sista passet, eller nästa dag om ni övernattar.
Två saker avgör om tiderna håller:
- En namnlista per buss. En person bockar av vid varje hämtplats, och bussen åker när alla är på plats eller vid en avtalad tid. Bestäm vilket i förväg, så att ingen behöver ringa runt klockan 07.35.
- Bagage och utrustning. Roll-ups, mässmaterial och övernattningsväskor tar plats. Skriv dem i förfrågan, så att bussen har utrymme.
Vill ni gå igenom programmet redan på vägen, be om mikrofon. Mikrofon och guidesäte finns på begäran när ni hyr charterbuss med chaufför.
Kickoff och personalfest med sen hemresa
Bestäm antalet hemresor innan ni begär offert. En avgång passar när alla åker samtidigt, två avgångar när en del vill hem före midnatt.
Exempel: kickoffen hålls en timme bort, middagen slutar 23.00 och festen 01.00. Med avgångar 23.00 och 01.00 hinner samma buss köra den första gruppen och vara tillbaka i tid till den andra. Ska den första avgången gå 23.30 hinner den inte, och då behövs två bussar. En lång kväll kan också kräva två chaufförer. Det räknar bussbolaget ut när ni anger tiderna.
Talare, gäster och daglig personaltransport
Hämta talare och gäster som landar senare med personbil med chaufför, inte med bussen. En personbil tar 1 till 4 personer, och med exklusiv transport för VIP och företag kan chauffören möta gästen i ankomsthallen med namnskylt. Bussen behöver då inte vänta på ett försenat flyg.
Är behovet daglig pendling, till exempel till ett lager med skiftbyten, är det en annan tjänst: personaltransport med buss.
Checklista inför offertförfrågan
- datum, avresetid och önskad hemresetid
- antal resenärer, inklusive talare och med marginal
- hämtplatser med adress, och om varje kontor ska ha egen buss
- adress till konferensanläggningen eller festlokalen
- en eller två hemresor
- om bussen ska vänta under dagen
- bagage, mässmaterial och utrustning
- mikrofon och guidesäte
- behov av rullstolsplats
- gäster som ska hämtas på flygplatsen
- kontaktperson under dagen, fakturaadress och kostnadsställe
Har ni datum, antal och adresser klara tar det några minuter att begära offert på konferensbuss med chaufför. Förfrågan är utan förpliktelser.