Festivalbuss och shuttlebuss: så planerar arrangören transporten
- Planering
- Tips
Räkna bussar efter toppen när publiken går hem, lägg hållplatserna där bussarna kan vända och bestäm biljettlösningen tidigt: så planerar arrangören festivalbuss och shuttlebuss.
En festivalbuss eller shuttlebuss dimensioneras efter toppen, inte efter snittet: räkna hur många som vill lämna området samtidigt efter sista akten och planera bussar och hållplatser efter det. Sedan bestämmer ni linjer, tider och hur resenärerna betalar. Börja samtidigt som ni bokar scener och artister, eftersom många event vill ha bussar samma sommarhelger.
Vilka bussbolag kan ordna shuttlebussar till ett event eller en festival?
Ett bussbolag som kan ställa alla bussar ni behöver samma dag och har folk som leder trafiken på plats. En enstaka buss kan vilket bussbolag som helst köra. Tjugo bussar på sju linjer en lördag i juni kräver en stor flotta eller ett nätverk av partners, och någon som håller ihop det.
Trip by Nobina har tillgång till över 10 000 fordon genom egen verksamhet och kvalitetssäkrade partners. Vid större event rekommenderar vi en trafikkoordinator som följer flödet under dagen, och hur vi lägger upp uppdraget står på sidan om shuttlebussar och busstransport till event. Vilket bolag ni än väljer: kontrollera att bussbolaget har trafiktillstånd.
Så räknar ni ut hur många bussar som behövs
Utgå från hur många som ska lämna området under den mest belastade timmen, hur många en buss tar och hur lång tid en hel tur fram och tillbaka tar. Räknar ni fel här blir kön efter sista spelningen en och en halv timme i stället för en kvart.
Ett räkneexempel: 3 000 besökare vill till stationen inom två timmar efter sista akten. En rundtur tar 40 minuter med lastning, så varje buss hinner tre turer. En dubbeldäckare med upp till 80 platser tar 240 personer på två timmar, och ni behöver 13 bussar. Med låggolvsbussar, som tar upp till 110 resenärer med stående inräknade, räcker 10.
Beslutsregeln för busstyp på en shuttlelinje:
- Kort sträcka inom eller nära staden, många som ska av och på: låggolvsbuss för shuttle.
- Längre sträcka där alla ska sitta, till exempel till en station en halvtimme bort: dubbeldäckare.
- Artister, gäster och mindre grupper: minibuss med chaufför eller personbil.
Linjer, turlista och öppettider
Lägg en linje per stor målpunkt (station, camping, parkering, hotell) och låt varje linje gå i slinga. Sju linjer till olika knutpunkter flyttar folk snabbare än en lång linje med många stopp.
Turlistan följer programmet: glest under förmiddagen, tätt när grindarna öppnar och flest avgångar efter sista akten. På Sweden Rock kör vi 32 bussar på sju shuttlelinjer, från 08.00 till 03.00. Ett trafikdygn på 19 timmar kräver flera chaufförer i skift, och det räknar bussbolaget in i planeringen.
Funktionärer, scentekniker och säkerhetsvakter börjar före publiken och slutar efter den. Ge dem egna personalbussar utanför publikens turlista, som vi gör på Sweden Rock.
Hållplatserna avgör hur snabbt kön rör sig
Placera hållplatsen där bussarna kan stanna, lasta och vända utan att backa, och där kön inte korsar gångflödet ut från området. En dubbeldäckare som måste vänta på att publiken går förbi förlorar minuter på varje tur.
Det här behövs vid en stor hållplats:
- plats för två eller tre bussar i rad, så att nästa buss kan lasta direkt
- avspärrade köfållor och skyltar med linjenummer synliga på avstånd
- belysning för avgångarna efter midnatt
- funktionärer som fyller bussarna och säger till när det är fullt
- en kontaktväg mellan hållplatsen och den som leder trafiken
Midnattsloppet samlar upp till 40 000 deltagare och över 200 000 åskådare, och där kör vi över tio shuttlebussar i kontinuerlig trafik med trafikledning på plats. Svårast är inte sträckan utan tiden direkt efter målgången, när alla vill iväg samtidigt.
Biljetter: ingår bussen eller betalar besökaren?
Bestäm det tidigt, för det styr kölängden. Ingår resan i festivalbiljetten räcker det att visa armbandet, och bussen fylls snabbt. Säljs bussbiljetten separat behöver ni försäljning i förväg och validering vid påstigning, annars blir hållplatsen en kassakö.
För Sweden Rock sköter vi biljettförsäljning och validering, med ett realtidssystem för trafiken. Säljer ni bussbiljetter själva: persontransport har 6 procent moms enligt Skatteverket, och hur biljetten ska redovisas avgör ni med er ekonomiavdelning.
VIP, artister och tillgänglighet
Artister och gäster ska inte stå i publikens kö. Planera separata transfers för dem mellan flygplats, hotell och område, med minibuss med chaufför eller personbil. Upplägget är detsamma som en busstransfer för grupper från A till B, bara med tider som flyttas när spelschemat ändras.
Besökare med rullstol eller rullator behöver en hållplats nära entrén och ett fordon med plats för hjälpmedel. Beställ det som en del av uppdraget, inte i efterhand.
Checklista för festivalbuss och shuttlebuss
- Antal besökare per dag och hur många som lämnar under den mest belastade timmen.
- Målpunkter: station, camping, parkering, hotell.
- Linjer och turlista som följer programmet.
- Hållplatser med vändplats, köfållor, belysning och skyltar.
- Egna turer för personal och artister.
- Biljettlösning: ingår i festivalbiljetten eller säljs separat.
- Tillgänglighet: hållplats nära entrén, fordon för hjälpmedel.
- Vem som leder trafiken på plats och hur ni når varandra.
- Kontroll av bussbolagets trafiktillstånd.
Skicka datum, antal besökare per dag, målpunkter och programtider så räknar vi på upplägget. Börja med att begära offert på festivalbuss och shuttlebuss, så återkommer vi med ett förslag på bussar och linjer.