Näin luokka tai joukkue kerää rahaa matkaan
- Ryhmämatka
- Suunnittelu
Miten luokka tai joukkue asettaa keräykselle tavoitteen, mitä kannattaa myydä ja miksi kerätyt rahat käytetään koko ryhmän hyväksi.
Kun luokka tai joukkue kerää rahaa matkaan, rahat menevät yhteiseen pottiin ja keräyksen tavoite on matkan kokonaishinta. Kuljetuksen osuus selviää tarjouksesta, ja sen voi kerätä tuotemyynnillä, myyjäisillä tai talkoilla. Tuotto käytetään koko ryhmän hyväksi eikä sen mukaan, kuka myi eniten, ja juuri tätä edellyttävät sekä Opetushallituksen ohje että Verohallinnon ehdot.
Paljonko pitää kerätä?
Kerätkää koko matkan hinta: kuljetus tarjouksen mukaan sekä pääsyliput, ruokailut ja muut kohteen kulut. Pyytäkää kuljetuksesta tarjous heti, kun päivä ja kohde ovat suunnilleen selvillä, ja tuokaa summa vanhempainiltaan tai joukkueen kokoukseen ennen kuin keräystavoista päätetään. Summasta näkee, riittääkö yksi kahvio kotiottelussa vai tarvitaanko koko syksyn tuotemyynti.
Lähtijöiden määrällä jaettu summa on keräyksen mittari, ei kenenkään lasku. Tavoite pienenee, kun rinnakkaisluokka tai joukkueen kannattajat matkustavat samassa tilausbussissa kuljettajalla, koska saman bussin hinta jakautuu useamman ryhmän kesken.
Sopikaa välitarkistus esimerkiksi kuukausi ennen matkaa. Jos keräystulos jää silloin selvästi tavoitteesta, kohdetta tai ohjelmaa ehtii vielä muuttaa ennen kuin peruutuksesta veloitetaan.
Luokkaretki: maksuton retki ja vapaaehtoinen keräys
Kysykää koululta ensin, kuuluuko retki opetussuunnitelmaan, koska silloin keräystä ei välttämättä tarvita. Opetushallituksen ohjeen "Koulun retket ja leirikoulut" mukaan opetussuunnitelmaan kuuluvat, koulun työaikana tehtävät retket ja leirikoulut ovat oppilaille maksuttomia, ja niiden kuljetus- ja pääsymaksut ovat kunnan opetustoimen kustannuksia.
Retkeä voi silti tukea keräyksellä. Ohjeen mukaan retkiä ja leirikouluja "voidaan tukea oppilaiden ja huoltajien yhteisesti keräämillä varoilla", ja ehto on selvä: "Varojen keruun tulee olla oppilaille ja huoltajille vapaaehtoista. Jokaisella oppilaalla tulee olla mahdollisuus osallistua koulun opetussuunnitelman ja siihen perustuvan vuotuisen suunnitelman mukaiseen toimintaan huolimatta siitä, onko hän tai hänen huoltajansa osallistunut varojen keräykseen." Ketään ei siis jätetä retkeltä pois keräyksen takia.
Verohallinnon kannanotto "Luokkatoimikuntien varainhankinnan verotus" koskee peruskoulun luokkatoimikuntia. Sen mukaan pienimuotoinen varainhankinta jää tuloverotuksen ulkopuolelle, kun kaikki kolme ehtoa täyttyvät:
- "Varoja kerätään koulun tai sen oppilasryhmän yhdessä toteutettavaan leirikoulua, luokkaretkeä tai muuta vastaavaa koulun opetukseen liittyvää toimintaa varten"
- "Varainhankinnan tuottoja ei kohdisteta varainhankintaan osallistumisen suhteessa, vaan kerätyt varat käytetään kokonaisuudessaan tasaisesti koko oppilasryhmän hyväksi"
- "Keräystoiminta on laajuudeltaan pienimuotoista"
Jos ehdot eivät täyty, tuotto on Verohallinnon mukaan varojen hankkijan veronalaista tuloa. Kirjatkaa siksi kaikki myynti luokan yhteiseen pottiin, älkää kunkin oppilaan omaksi hyväksi. Koulujen kuljetuksista kerrotaan sivulla bussi luokkaretkelle ja koulumatkalle.
Joukkue: talkootulo kuuluu seuralle, kun hyöty tulee koko joukkueelle
Joukkue kerää rahaa seuran nimissä, ja talkoista sopii seura toimeksiantajan kanssa. Verohallinnon ohjeen "Yleishyödyllisten yhteisöjen ja julkisyhteisöjen vapaaehtoistoiminnan ennakkoperintäkysymykset" mukaan ulkopuoliselle tehdyn talkootyön korvaus on seuran tuloa, kun seura on sopinut työstä, työ on tilapäistä eikä vaadi erityistä ammattitaitoa, toimeksiantaja ei nimeä talkooväkeä ja korvaus ei tule vain työn tehneiden hyväksi. Tulon saa ohjeen mukaan kohdistaa sen joukkueen toimintaan, joka teki työn, kunhan hyöty tulee koko joukkueelle.
Ohjeen esimerkissä joukkue haravoi kaupan pihan, sopimus on kaupan ja seuran välinen ja korvaus käytetään joukkueen toimintaan yleisesti. Korvaus on seuran tuloa. Raja ylittyy, kun raha päätyy tekijöille: Verohallinnon sivun "Talkootöiden verotus" esimerkissä korvaus jaetaan talkoisiin osallistuneiden vanhempien kesken alennuksena lasten kausimaksusta, ja alennus on vanhempien veronalaista ansiotuloa.
Kysykää seuran taloudenhoitajalta, miten joukkueen varat kirjataan, ennen kuin sovitte ensimmäisistä talkoista. Joukkueiden kuljetuksista kerrotaan sivulla bussi urheilujoukkueille ja seuroille.
Varainkeruu-ideoita: myynti, tapahtumat ja talkoot
Valitkaa yksi tai kaksi tapaa, joihin koko ryhmä voi osallistua, ja hoitakaa ne kunnolla. Viisi puolittain hoidettua keräystä kuluttaa vanhempien jaksamista jo ennen matkaa.
- Tuotemyynti. Ryhmä myy tuotteita tuttaville ja sukulaisille, ja osa myyntihinnasta jää ryhmälle. Verohallinnon kannanotto mainitsee esimerkkeinä WC-paperin, pikkuleivät ja makeiset. Kalenterit ja kortit käyvät kaupaksi syksyllä ennen joulua.
- Myyjäiset ja kahvio. Leivonnaisia ja kahvia myydään koulun juhlassa, vanhempainillassa tai kotiotteluissa. Joukkueelle kahvio on luonteva, koska yleisö on jo paikalla.
- Talkoot. Ryhmä tekee yhdessä tilapäistä työtä, joka ei vaadi ammattitaitoa, esimerkiksi pihan haravointia tai avustamista tapahtuman järjestelyissä. Joukkueen talkoista sopii seura.
Näin keräys pysyy selkeänä
Nimetkää rahastonhoitaja heti alussa ja kirjatkaa tulot ja menot, niin vanhemmat näkevät milloin tahansa, paljonko tavoitteesta puuttuu. Kirjatkaa vanhempainillan tai joukkueen kokouksen päätöksiin myös se, mitä ylimääräisille rahoille tapahtuu, jos matka tulee halvemmaksi tai peruuntuu. Etukäteen tehty päätös ehkäisee jälkikäteen syntyviä riitoja.
Tarkistuslista keräyksen aloittamiseen
- tarjous kuljetuksesta ja keräyksen kokonaistavoite
- koulun kanta: kuuluuko retki opetussuunnitelmaan ja maksaako kunta kuljetuksen
- joukkueella seuran ohjeet varainhankintaan ja talkoisiin
- nimetty rahastonhoitaja ja kirjanpito tuloista ja menoista
- yksi tai kaksi keräystapaa ja niiden aikataulu
- välitarkistus, esimerkiksi kuukausi ennen matkaa
- päätös ylimääräisten rahojen käytöstä
- tieto huoltajille siitä, että keräys on vapaaehtoinen ja kaikki pääsevät mukaan
Kun matkan päivä, kohde ja lähtijöiden määrä ovat selvillä, pyytäkää tarjous kuljetuksesta, niin keräyksellä on tarkka tavoite alusta asti.