Tilausajon kilpailutus: näin vertailette tarjouksia
- Suunnittelu
- Vinkit
Näin kilpailutatte tilausajon: yksi tarkka tarjouspyyntö, vertailukelpoiset tarjoukset ja bussiyhtiön luvan tarkistus.
Kilpailuttakaa tilausajo lähettämällä sama tarkka tarjouspyyntö kahdelle tai kolmelle bussiyhtiölle ja vertailemalla tarjouksia kohta kohdalta: sama ajoneuvo, samat ajat ja hinta arvonlisäveroineen ja tietulleineen. Halvin tarjous on edullisin vain, jos siinä on sama sisältö kuin muissa. Ennen valintaa tarkistakaa vielä, että yhtiöllä on voimassa oleva henkilöliikennelupa.
Mikä on tilausajo?
Tilausajossa ryhmä varaa linja-auton ja kuljettajan omaan käyttöönsä, ja reitti ja aikataulu sovitaan ryhmän tarpeiden mukaan. Bussi ei aja vakiovuoroa eikä ota kyytiin muita matkustajia. Tavallisia tilausajoja ovat seminaarimatka, häävieraiden kuljetus, urheilujoukkueen pelimatka ja luokkaretki.
Trip by Nobina on Nobinan tilausajo- ja ryhmäkuljetuspalvelu. Meillä varaukseen sisältyy aina linja-auto ja kuljettaja, eikä bussia voi vuokrata ilman kuljettajaa. Yksittäisistä kuljetuksista paikasta toiseen kerrotaan sivulla bussikuljetus ryhmille A:sta B:hen.
Miten tilausajo kilpailutetaan?
Kirjoittakaa yksi tarjouspyyntö, lähettäkää se samana päivänä kaikille tarjoajille ja antakaa kaikille sama määräpäivä. Silloin tarjoukset perustuvat samoihin tietoihin, ja ehditte vertailla niitä ennen kuin bussit on varattu muille.
- Sopikaa päivä, aikataulu ja arvioitu osallistujamäärä.
- Kirjoittakaa tarjouspyyntö ja valitkaa kaksi tai kolme bussiyhtiötä.
- Pyytäkää vastaus esimerkiksi viikon kuluessa.
- Vertailkaa tarjouksia samoilla perusteilla ja kysykää epäselvistä kohdista.
- Hyväksykää valittu tarjous kirjallisesti ja kertokaa muille tarjoajille, että valinta on tehty.
Julkisella sektorilla katsokaa lisäksi organisaationne oma hankintaohje, koska siinä voidaan vaatia tietty määrä tarjouksia tai kirjallinen vertailu.
Mitä tarjouspyyntöön kirjoitetaan?
Kaikki, mikä vaikuttaa hintaan, myös asiat, joita pidätte itsestään selvinä. Jos jokainen tarjoaja ei hinnoittele täsmälleen samaa matkaa, tarjouksia ei voi verrata.
- lähtö- ja kohdeosoite sekä kaikki nouto- ja jättöpaikat
- päivämäärä, lähtöaika ja paluuaika
- odottaako bussi kohteessa vai haetaanko ryhmä erikseen
- matkustajamäärä ja isot matkatavarat, kuten sukset tai messutavarat
- tarvittavat varusteet, esimerkiksi WC, mikrofoni tai pyörätuolipaikka
- pyyntö ilmoittaa hinta arvonlisäveroineen ja tietulleineen
- pyyntö eritellä lisät, kuten odotusaika, tarjoilu tai opas
- tarjouksen voimassaoloaika sekä peruutus- ja maksuehdot
Esimerkki: 40 hengen ryhmä lähtee toimistolta kello 8.00, noutaa matkalla kolme henkeä rautatieasemalta, viettää kohteessa kuusi tuntia ja palaa kello 17.30. Jos yksi tarjoaja olettaa bussin odottavan kohteessa ja toinen hinnoittelee kaksi erillistä kuljetusta, hinnat eivät ole vertailukelpoisia, vaikka reitti on sama.
Tarjouspyyntölomakkeisiin mahtuvat yleensä vain perustiedot, Trip by Nobinan tarjouspyyntölomakkeeseen esimerkiksi reitti, päivä, kellonaika ja matkustajamäärä. Lähettäkää loput tiedot jokaiselle tarjoajalle samassa muodossa, koska hinta tarkentuu vasta niiden perusteella.
Näin vertailette tarjouksia
Vertailkaa kokonaishintoja vasta, kun tarjousten sisältö on todettu samaksi. Käykää jokainen tarjous läpi samassa järjestyksessä:
- Ajoneuvo. Tarjotaanko yksi bussi, kaksi pienempää ajoneuvoa vai minibussi kuljettajineen, ja mahtuuko koko ryhmä matkatavaroineen kyytiin?
- Ajat. Vastaavatko lähtö-, paluu- ja odotusajat tarjouspyyntöä?
- Arvonlisävero ja tietullit. Jos yksi tarjous on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa, lisätkää siihen ennen vertailua henkilökuljetusten arvonlisävero, joka on Verohallinnon mukaan 13,5 prosenttia.
- Kuljettajat. Pitkä päivä voi EU:n ajo- ja lepoaikasäännösten vuoksi vaatia kaksi kuljettajaa. Jos vain yksi tarjous sisältää toisen kuljettajan, kysykää muilta, miten he hoitavat saman päivän.
- Ehdot. Peruutus- ja maksuehdot voivat ratkaista enemmän kuin pieni hintaero. Trip by Nobinalla peruutus on maksuton 72 tuntia ennen lähtöä, 72 ja 48 tunnin välillä veloitetaan 50 prosenttia tarjouksen arvosta ja 48 tuntia tai vähemmän ennen lähtöä 100 prosenttia, kuten yhteystietosivun peruutusehdoissa kerrotaan. Katsokaa, mistä hetkestä muut tarjoajat alkavat veloittaa.
Nyrkkisääntö: jos hinnat ovat lähellä toisiaan, valitkaa tarjoaja, joka vastasi kysymyksiinne selvimmin ja jonka ehdot sopivat teille. Jos yksi tarjous on selvästi muita halvempi, selvittäkää ensin, mitä siitä puuttuu. Hintatasoa voi arvioida jo ennen kilpailutusta etusivun hintaesimerkeistä, joiden hinnat sisältävät arvonlisäveron ja tietullimaksut.
Mitä bussiyhtiöltä kannattaa tarkistaa?
Ensin henkilöliikennelupa, sillä Traficomin mukaan ammattimaiseen henkilöiden kuljettamiseen linja-autolla tarvitaan lupa. Luvan voi tarkistaa Traficomilta maksutta yrityksen nimellä, Y-tunnuksella tai lupanumerolla ja arkisin myös puhelimitse numerosta 029 534 5181.
Kysykää myös, ajaako tarjoaja matkan omalla kalustollaan vai kumppanin bussilla. Trip by Nobinalla kuljetus ei aina toteudu Nobinan omalla linja-autolla, vaan ajoneuvo valitaan toiveiden, matkustajamäärän, matkan pituuden, tieolosuhteiden ja saatavuuden mukaan. Trip by Nobinalla on käytössä yli 10 000 ajoneuvoa oman kaluston ja kumppaniverkoston kautta.
Varustelu vaihtelee ajoneuvon mukaan, joten pyytäkää WC, wifi tai mikrofoni tarjoukseen erikseen. Varusteista kerrotaan sivulla tilausbussi kuljettajalla, ja opasistuimesta ja suurista matkatavaroista sivulla charterbussi kuljettajalla.
Milloin kilpailutus kannattaa aloittaa?
Viikonlopun ja sesongin matkoissa kahdesta kolmeen kuukautta ennen lähtöä, koska suositut päivät täyttyvät aikaisin, erityisesti toukokuussa ja joulukuussa. Sesongin ulkopuolella arkipäivän kuljetukseen riittää yleensä muutama viikko.
Varatkaa kilpailutukseen ja päätökseen pari viikkoa, ettei sopivin bussi ehdi mennä muille sillä välin. Aikataulun, taukojen ja noutopaikkojen suunnittelusta kerrotaan artikkelissa näin suunnittelette bussimatkan.
Kun päivä, reitti ja matkustajamäärä ovat tiedossa, pyytäkää tarjous bussista kuljettajalla ja ottakaa se mukaan vertailuunne. Tarjouspyyntö ei sido teitä mihinkään.