Shuttlebus til festivaler og events: sådan fungerer det
- Planlægning
- Tips
Regn busserne ud fra spidsbelastningen, læg stoppestederne, hvor busserne kan vende, og beslut billetløsningen tidligt: sådan planlægger arrangøren shuttlebus til festival og event.
En shuttlebus kører den samme strækning frem og tilbage i et fast tidsrum, for eksempel mellem stationen og festivalpladsen, og gæsterne stiger på uden at have bestilt plads. Som arrangør regner I antallet af busser ud fra spidsbelastningen, typisk de første timer efter sidste koncert, og lægger stoppestederne, hvor busserne kan vende.
Leder I som gæster efter Smukfest shuttlebus eller shuttlebus til Tinderbox, er det festivalernes egne busløsninger, og spørgsmål om dem skal gå til festivalen. Denne guide er til arrangøren, der selv skal sætte shuttlebusser op til en festival, en koncert eller et stort event. Hvordan vi løser opgaven fra planlægning til gennemførelse, står på siden om shuttlebusser og bustransport til events.
Sådan regner I antallet af busser ud
Antallet af busser følger af tre tal: hvor mange gæster der skal af sted i den travleste periode, hvor mange en bus tager, og hvor lang tid en tur frem og tilbage tager.
Et regneeksempel: 2.000 gæster skal fra festivalpladsen til stationen inden for to timer efter sidste koncert. En bus med plads til 50 passagerer kører frem og tilbage på 30 minutter inklusive på- og afstigning. Den når fire ture og kører 200 gæster på de to timer, så ruten skal bruge 10 busser. Tager rundturen 40 minutter, når hver bus kun tre ture, og I skal bruge 14.
Beslutningsreglen:
- Antal afgange: gæster i den travleste periode delt med 50.
- Antal busser: afgange delt med det antal ture, én bus når i samme periode. Rund altid op.
- Kort strækning med mange af- og påstigninger: lavgulvsbus til shuttlekørsel, den bustype, der oftest bruges på korte shuttleruter.
- Længere strækning, hvor alle skal sidde, og natlige afgange: turistbusser med chauffør.
- Mange gæster på én rute: spørg, om en dobbeltdækker til større arrangementer kan erstatte nogle af busserne.
Ruter, afgange og driftstid
Læg én rute pr. stort mål, typisk station, camping, parkering og hotel, og lad hver rute køre i pendulfart, for flere korte ruter flytter folk hurtigere end én lang. Til Rock Under Broen i Middelfart kørte vi 8 shuttlebusser i fast drift mellem Middelfart Station og festivalpladsen, 6 mellem campingområderne og festivalpladsen og 5 turistbusser til natlige afgange fra festivalen til større byer i nærområdet.
Afgangene følger programmet: få om formiddagen, tætte når pladsen åbner, og flest efter sidste koncert. En driftsdag fra morgen til efter midnat kræver flere chauffører på skift på grund af reglerne for køre- og hviletid, og det regner busselskabet med i planen.
Stoppestederne bestemmer, hvor hurtigt køen flytter sig
Placér stoppestedet, hvor busserne kan holde, tage passagerer ind og vende uden at bakke, og hvor køen ikke krydser gæsternes vej ud fra pladsen. En bus, der skal vente på, at publikum går forbi, taber minutter på hver tur.
Ved et stort stoppested skal der være:
- plads til to eller tre busser i træk, så den næste kan tage passagerer ind med det samme
- afspærrede køområder og skilte med rutenavn, der kan ses på afstand
- lys til afgangene efter midnat
- frivillige, der fylder busserne og siger til, når en bus er fuld
- en fast kontaktvej mellem stoppestedet og den, der leder trafikken
Billetter: er bussen med i festivalbilletten?
Beslut tidligt, om busturen er med i festivalbilletten, for det styrer køen. Er den med, viser gæsten armbåndet og stiger på. Sælges busbilletten for sig, skal der salg på forhånd og kontrol ved påstigning, ellers bliver stoppestedet til en kassekø.
Bus med chauffør er momspligtig med 25 procent, ifølge Skattestyrelsen. Sælger I selv busbilletter til gæsterne, så aftal med jeres økonomiafdeling, hvordan salget skal håndteres.
Frivillige, artister og gæster i kørestol
Giv frivillige og crew egne busser, for de møder før publikum og går hjem efter dem. Transport af artister og gæster planlægges som særskilte transfers mellem lufthavn, hotel og festivalplads, med minibus med chauffør eller personbil med chauffør til VIP-transport.
Roskilde Festival viser, hvordan de forskellige slags kørsel hænger sammen. Her havde vi op til 15 busser i drift på Roskilde Festival, med mindst fire busser i konstant drift mellem København og festivalområdet, 4 minibusser til Køge-ruten, 2 eldrevne busser til frivilligtransport og ca. 50 artist- og specialtransporter.
Gæster i kørestol eller med rollator skal have et stoppested tæt på indgangen. Vi kan stille handicapvenlige busser og minibusser til passagerer, der benytter kørestol, så bestil dem sammen med resten af opgaven.
Tjekliste til jeres shuttleplan
- Antal gæster pr. dag, og hvor mange der skal af sted i den travleste periode.
- Mål for ruterne: station, camping, parkering, hotel.
- Ruter og afgange, der følger programmet.
- Stoppesteder med vendeplads, køområder, lys og skilte.
- Egne ture til frivillige, crew og artister.
- Billetløsning: med i festivalbilletten eller solgt for sig.
- Tilgængelighed: stoppested tæt på indgangen og køretøjer til kørestole.
- Hvem der leder trafikken på dagen, og hvordan I får fat i hinanden.
Send os datoer, antal gæster pr. dag, ruterne og programtiderne via formularen til tilbud på bus med chauffør, så regner vi på en plan med busser, ruter og afgange.