Lufthavnstransfer for grupper: sådan bestiller I bus til flyet
- Planlægning
- Grupperejse
Flynummer, antal rejsende, bagage og en kontaktperson, der rejser med: sådan bestiller I bus til og fra lufthavnen og regner hentetiden ud.
En lufthavnstransfer for en gruppe er en bus med chauffør, der kun kører jeres folk mellem terminalen og ét mål, uden stop for andre. I bestiller den med flynummeret, antal rejsende og adressen, og jo mere I ved om bagagen, jo bedre passer bussen. Udrejsen planlægges efter check-in, hjemkomsten efter landingen.
Forestil jer 35 sælgere, der lander til et kick-off. Med tog og bus skal hver enkelt købe billet og finde vej, og mødet begynder først, når den sidste er nået frem. Med egen bus kan programmet begynde, så snart døren lukker.
Hentetiden før afgang: regn baglæns fra check-in
Bussen skal hente så tidligt, at gruppen står ved terminalen, når check-in åbner, ikke når den lukker. Tiderne står hos lufthavnen og flyselskabet. For charterfly skriver Aarhus Airport, at check-in åbner 2 timer før afgang og lukker 40 minutter før. Aalborg Lufthavn skriver, at "Check-in åbner senest to timer før afgang", og anbefaler, "at man som rejsende ankommer i god tid i lufthavnen, særligt i ferieperioder". Rutefly kan have andre frister, så tjek altid flyselskabets egne.
Lukketiden er for sent for en gruppe. 45 personer med hver sin kuffert står i samme kø, og den sidste skal også nå skranken. Sådan kan morgenen se ud for 45 personer på en charterrejse med fly kl. 10.00 fra Aarhus Airport:
- 07.45 minus køretiden minus 15 minutter: Opsamling, kufferterne læsses i bussen
- 07.45 minus køretiden: Bussen kører
- 07.45: Bussen holder ved terminalen, kufferterne tages ud
- 08.00: Check-in åbner, gruppen står i køen
- 09.20: Check-in lukker
- 10.00: Flyet afgår
Køretiden regner busselskabet ud, når adresserne står i forespørgslen. Læg selv ekstra minutter ind for hvert opsamlingssted og for morgentrafikken.
Forsinket fly: aftal det, før I accepterer tilbuddet
Hvad der sker, når flyet er forsinket, skal stå i tilbuddet, før I siger ja. Spørg, hvordan afhentningen flyttes, og hvordan ventetiden regnes, hvis flyet lander tre timer for sent. Så skal ingen forhandle om det i ankomsthallen.
Giv flynummeret for hver flyvning, gruppen er fordelt på, så busselskabet kan slå den faktiske landingstid op. "Flynummer for de relevante flyvninger" er det første, Trip by Nobina beder rejselederen om før en ankomst.
En sen landing rykker også chaufførens arbejdsdag. Bliver dagen for lang efter reglerne for køre- og hviletid, skal en anden chauffør overtage, så skriv både landingstiden og slutadressen i forespørgslen.
To fly: vent på de sidste eller kør to gange
Sammenlign to tider: ventetiden mellem landingerne og den tid, en tur til målet og tilbage tager. Er ventetiden kortest, holder bussen og tager alle på én gang. Er rundturen kortest, kører de første med det samme, og bussen henter resten bagefter. Er den sidste gruppe lille, kan et mindre køretøj med chauffør tage den i stedet.
Et eksempel: 26 deltagere kommer fra Oslo og lander i Københavns Lufthavn kl. 09.25, og 18 kommer fra Stockholm kl. 12.05. Der er 2 timer og 40 minutter imellem. Kan bussen nå til konferencestedet og tilbage i den tid, kører de 26 med det samme og når formiddagens program, og bussen henter de 18 bagefter. Kan den ikke, får de 18 et mindre køretøj, og bussen holder ikke stille i næsten tre timer.
Skriv antallet af rejsende pr. fly i forespørgslen, så ligger planen klar, før nogen står ved bagagebåndet.
Bussens størrelse afhænger af kufferterne
Vælg bus efter antal rejsende, og kontrollér bagefter, at der er plads til bagagen. Trip by Nobinas prisestimat regner med én bus med plads til op til 50 passagerer, og vores turistbusser med chauffør kører til både små og store grupper. Skal I bruge flere pladser, så spørg, når I beder om tilbud.
Skriv antal kufferter i forespørgslen, og nævn særskilt alt, der ikke er en almindelig kuffert: barnevogne, rollatorer, dykkerudstyr eller kasser til en stand. Bliver bagagerummet for lille, kan vi tilbyde en bagagetrailer eller supplerende transportløsninger.
En mindre gruppe kan køre i en minibus med chauffør, som har god plads til både passagerer og bagage. Alle bustyper fra personbil til dobbeltdækker står samlet på hjemmesiden, hvis I vil sammenligne.
Mødested, skilt og kontaktperson ved ankomsten
Send deltagerne mødestedet før afrejse, sammen med det navn, der står på skiltet. Få stedet oplyst af busselskabet, og skriv kontaktpersonens mobilnummer i samme mail, så den, der kommer sidst ud fra bagageudleveringen, kan ringe i stedet for at lede.
Før ankomsten beder vi rejselederen om flynummer, gruppenavn til skiltning og kontaktoplysninger på den ansvarlige kontaktperson, der rejser med gruppen. Vælg en, der har deltagerlisten på telefonen og kan give chaufføren besked, når alle er med.
Kaffe, vand eller let forplejning kan bestilles til bussen, og til deltagere i kørestol har vi handicapvenlige busser og minibusser. Skriv begge dele i forespørgslen fra start.
Tjekliste før I beder om tilbud
- flynumre og datoer for både ud- og hjemrejse
- check-in-tiden, som flyselskabet har givet for udrejsen
- antal rejsende pr. fly, hvis gruppen ikke flyver samlet
- adresse for afhentning og aflevering og eventuelle ekstra stop
- kufferter pr. person og alt, der ikke er en almindelig kuffert
- navn og mobilnummer på kontaktpersonen, der rejser med
- gruppenavnet, der skal stå på skiltet
- deltagere, der bruger kørestol, og ønske om forplejning
Har I flynumre, antal rejsende og adresser klare, så send dem via formularen til tilbud på bus med chauffør, og få et uforpligtende tilbud på jeres lufthavnstransfer.